Les bons courriels, les mauvais courriels (et comment les distinguer)

Vous envoyez chaque jour des courriels pour partager des informations, demander des commentaires et faire avancer les choses. Cependant, ce ne sont pas tous les courriels qui ont l’effet escompté.

Certains messages suscitent des réponses rapides et des actions claires. D’autres créent de la confusion, sont accueillis par le silence ou génèrent une chaîne interminable de suivis. La différence entre un bon courriel et un courriel moins bon ne réside souvent pas dans l’effort fourni, mais dans la clarté, la structure et l’impact perçu qui en résultent.

Pourquoi les « mauvais » courriels tombent à plat

Les mauvais courriels ont plusieurs points communs : ils ne vont pas droit au but, surchargent le lecteur avec des informations inutiles ou ne précisent pas clairement les mesures à prendre (voire ne les mentionnent pas du tout).

Des études le confirment. Des études menées par Gloria Mark, experte en communication au travail (2014; 2023), et une étude publiée en 2025 dans Information & Management montrent que lorsque les messages sont longs, peu clairs ou mal structurés, les gens consacrent plus d’énergie mentale à essayer de comprendre le sens du courriel qu’à y répondre.

En termes simples, lorsqu’un courriel semble confus ou trop dense, il est souvent parcouru rapidement, enregistré pour être lu plus tard ou complètement ignoré.

Ce sont ceux qui sont conçus en pensant au lecteur et qui répondent rapidement à trois questions :

1. Pourquoi est-ce que je lis ceci?
2. Qu’attendez-vous de moi?
3. Quand dois-je agir?

Les experts en communication soulignent régulièrement que des courriels clairs et concis améliorent la réactivité, la prise de décision et la confiance. Lorsque les gens n’ont pas à deviner ce qui est dit ou demandé ni quelles sont les prochaines étapes, ils sont beaucoup plus enclins à s’engager et à répondre de manière appropriée dès la première fois.

Et soyons honnêtes : ce courriel que vous vous apprêtez à envoyer a pour but de rayer une tâche de votre liste, il est donc dans votre intérêt de vous assurer qu’il est rédigé de manière à atteindre précisément cet objectif!

Comment rédiger de meilleurs courriels (sans trop réfléchir)

Quelques habitudes simples peuvent faire une grande différence :

• Allez droit au but : placez la demande, la décision ou l’objectif au début. Posez-vous la question suivante : « Si quelqu’un ne lit que les deux premières lignes, comprendra-t-il de quoi il s’agit? »
• Soyez précis : au lieu de « faites-moi part de vos réflexions », indiquez clairement ce dont vous avez besoin et dans quel délai : « Veuillez examiner et approuver avant jeudi midi. »
• Divisez le texte : des paragraphes courts, des puces et des espaces blancs facilitent la lecture et la compréhension des courriels.
• Adaptez le ton à l’objectif, en gardant à l’esprit que « amical » ne signifie pas vague et que « professionnel » ne signifie pas rigide.

Les courriels clairs sont une marque de courtoisie

Les mauvais courriels ne sont généralement pas le fruit d’une mauvaise intention, mais plutôt d’une précipitation, d’explications trop détaillées et/ou d’un oubli : il y a un être humain à l’autre bout de la boîte de réception qui vit probablement les mêmes circonstances et les mêmes émotions que l’auteur.

Un courriel bien rédigé respecte le temps, l’attention et la capacité mentale de son destinataire. Dans un monde où les boîtes de réception débordent, ce respect est très important.

Avant d’appuyer sur « envoyer », posez-vous donc la question suivante : est-ce que je m’intéresserais à ce message si je le lisais pour la première fois?

Que vous souhaitiez améliorer vos communications internes, vos communications avec vos clients ou vos stratégies de messagerie électronique à l’échelle de l’organisation, notre équipe peut vous aider à créer des campagnes par courriel claires, efficaces et réfléchies.

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